WebCalendar Tutorial (Deutsch)

From WebCalendar Wiki

WebKalender Tutorial (v.0.9.45) By John Alcheman (Änderungen und Übersetzung von Markus Egartner)

Willkommen im WebKalender! Sie können ihren WebKalender von jedem Computer aus erreichen, der an das Netzwerk angeschlossen ist.

Contents 1 Übersicht 1.1 Login 1.2 Das Menü 1.2.1 Admin 1.2.2 Voreinstellungen 1.2.3 Konto 1.2.4 Assistenten 1.2.5 Ansichten 1.2.6 Layers 1.3 Beschreibung der anderen Menüeinträge: 1.3.1 Abmelden 1.3.2 Unbestätigte Termine 1.3.3 Kalender anderer Benutzer 1.3.4 Suche 1.3.5 Import/Export 1.3.6 Eintrag hinzufügen

[edit] Übersicht

Der WebKalender bietet ihnen folgende Möglichkeiten:

• Erstellen Sie Einträge für Ihren eigenen Kalender (geschäftlich und privat)
• Erstellen Sie Einträge für/ mit anderen Personen, die in deren Kalender angezeigt werden.
• Erstellen Sie Einträge für mehrere Personen, Sie mit eingeschlossen
• Sehen Sie sich die Einträge anderer Benutzer an
• Suchen Sie nach Einträgen
• Erhalten Sie e-Mail Erinnerungen für Einträge
• Exportieren Sie Einträge an andere Geräte (z.B. an ein Palmbook)
• Zeigen Sie mehrere Kalender gleichzeitig an (praktisch für die Terminplanung)

Dieses Tutorial ist eine Anleitung für Ihren WebKalender. Es ist empfehlenswert den WebKalender während des Tutorials zu verwenden.

[edit] Login

Um den WebKalender zu starten, gehen Sie auf die Login-Seite des WebKalenders.

Beim Login wird Ihr Benutzername und Ihr Passwort abgefragt. Wenn Sie den WebKalender nur auf Ihrem eigenen Computer verwenden, können Sie den Login in einem Cookie abspeichern (rot eingekreist). Dadurch wird die Anmeldung beim nächsten Mal automatisch übersprungen. Wenn mehrere Personen den selben Computer verwenden, sollte diese Funktion nicht verwendet werden, um sicher zu stellen dass andere Personen keinen Zugang zu Ihrem Kalender haben.

Wenn Sie den Kalender nur testen wollen können Sie mit dem Benutzernamen „demo“ und Passwort „demo“ in den WebKalender einsteigen.

Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie folgendes Fenster:

Oberhalb des Kalenders befinden sich links und rechts eine Monatsübersicht. Sie können diese anklicken um zu einem bestimmten Monat zu gelangen. Zusätzlich ist der heutige Tag (in diesem Beispiel der 14. Dezember) in einem helleren Grau hinterlegt. Die roten Zahlen in Klammern (links davon) zeigen die jeweilige Woche an (welche auch angeklickt werden können).

Am unteren Seitenrand können Sie außerdem eine Monats-, Wochen- oder Jahresansicht auswählen, indem Sie in einem Feld einen Wert auswählen und dann auf „Zeigen“ klicken.

[edit] Das Menü

Am unteren Seitenrand befindet sich immer das folgende Menü:

Der Link „Druckansicht“ erzeugt einen temporären Kalender, der nur zum Drucken geeignet ist.

Erklärung der einzelnen Optionen des Hauptmenüs:

Mein Kalender/Heute – Funktioniert wie ein “Home”-Link auf einer Webseite. Egal wo sie sich befinden, immer wenn sie auf diese Verknüpfung klicken, kommen Sie zurück zu Ihrem Hauptkalender.

[edit] Admin

Es wird das Menü „Administrative Werkzeuge“ aufgerufen:

Beschreibung der einzelnen Punkte:

[edit] Voreinstellungen

Im Menü “Voreinstellungen” können Sie verschiedene Grundeinstellungen des WebKalenders verändern. Grundsätzlich ist es nicht ratsam die Eintellungen zu ändern, trotzdem eine Erklärung der einzelnen Punkte:

• Sprache/ Zeitzonenausgleich/ Schriftart: braucht normalerweise nicht verändert zu werden.
• Bevorzugte Ansicht: Hier können Sie ihre bevorzugte Kalenderansicht vor einstellen. Wenn Sie einen vollen Kalender haben, können Sie eine Wochenansicht (oder sogar eine Tagesansicht) bevorzugen. Für andere ist die Monatsansicht optimal.
• Wochenenden in der Wochenansicht anzeigen: Wenn Sie die Wochenansicht verwenden, werden die Samstage und Sonntage im Kalender nicht angezeigt.
• Beschreibungsanzeige von Terminen in der Druckansicht von Tagesansichten: Zeigt Beschreibungen an, wenn sie die „Druckfunktion“ verwenden.
• Datumsformat: Wählen Sie ein Datumsformat aus, das Sie bevorzugen
• Zeitformat: Wählen Sie ein Zeitformat aus, das Sie bevorzugen
• Zeitintervall: Gibt den Zeitintervall an, der im Kalender angezeigt wird
• Kalender aktualisieren: Es wird überprüft ob neue Einträge vorhanden sind, die Ihrem Kalender in bestimmten Zeitabständen hinzugefügt worden sein könnten.
• Aktualisierungsintervall: Gibt an, wie oft der Kalender aktualisiert wird.
• Unbestätigte Termine anzeigen: Auf „Nein“ setzten, wenn Sie es vorziehen, eingeladene Termine (Events) zu genehmigen, bevor sie auf Ihrem Kalender erscheinen (empfohlen).
• Wochennummer anzeigen: Es werden die Kalenderwochen in der Monatsansicht angezeigt.
• Wochenbeginn: Sonntag oder Montag
• Arbeitszeit: Wenn Sie versuchen einen neuen Eintrag außerhalb ihrer Arbeitszeit zu erstellen, erhalten Sie eine Warnmeldung.
• Spezifiziert die Zeitspanne eines Termins als: Diese Einstellung sollte immer auf „Dauer“ gesetzt sein.
• Email Einstellungen: Es ist empfehlenswert hier alle Einstellungen stets auf „Ja“ zu setzen.
• Wenn ich der Chef bin: Sie können diesen Abschnitt ändern, wenn Sie einen Assistent haben möchten (mehr dazu unter Assistenten), der die Berechtigung zum Ändern Ihres Kalenders haben soll.
• Unterschreiben / Veröffentlichen ………

Wenn Sie Änderungen an dieser Seite vornehmen, vergewissern Sie sich, am unteren Ende der Seite „Voreinstellungen speichern“ auszuwählen.

[edit] Konto

Hier können Sie Ihren Namen, Ihr Passwort und/oder Ihre e-Mail-Adresse ändern. Wenn Sie ein generisches Passwort (z.B. „IhrName+777“) benutzen, können Sie dieses zu einem sicheren Kennwort ändern. Dazu müssen Sie nur Ihr neues Passwort im rot markierten Kreis zwei mal eingeben und anschließend auf „Setze Kennwort“ klicken.

[edit] Assistenten

Der Assistent ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie möchten dass auch andere Personen für Sie Einträge erstellen können. Sobald Sie jemanden als Assistenten hinzufügen, geben Sie ihm die Rechte, für Sie Einträge zu erstellen. Um diese Funktion zu nutzen, wählen Sie einfach einen Assistenten aus der Liste aus und klicken dann

auf Speichern. Um fortzufahren klicken Sie unten im Menü wieder auf „Admin“.

[edit] Ansichten

Mit „Ansichten“ können Sie Kalender nebeneinander darstellen und vergleichen. Die Ansichten sind vor allem sehr nützlich für die Terminplanung. Falls Sie diese Funktion nicht benötigen, können Sie dieses Kapitel überspringen und im Abschnitt „Layer“ weiterlesen.

Klicken Sie auf “neue Ansicht hinzufügen” um das folgende Fenster angezeigt zu bekommen.

Um fortzufahren klicken Sie unten im Menü wieder auf „Admin“. Für den Ansichtsnamen wird empfohlen eine eindeutige Bezeichnung zu verwenden, wie z.B. den Namen der beiden Benutzer. Unter „Ansichtstyp“ können Sie verschiedene Darstellungstypen des Kalenders auswählen (u.a. nebeneinander, als Zeitschiene, wöchentlich, monatlich, usw.). Unter „Benutzer“ können Sie dann die jeweiligen Benutzer auswählen, von denen der Kalender angezeigt werden soll. Drücken Sie dazu die <Strg>-Taste und klicken Sie in der Liste gleichzeitig die Namen an.

Abschließend klicken Sie auf „Hinzufügen“. Im Menü am unteren Bildschirmrand sehen Sie nun unter “Ansichten” , die gerade von Ihnen erstellte neue Ansicht (In diesem Beispiel „TEST-ANSCIHT“ .

Klicken Sie auf diesen Link um den Kalender darzustellen:

Sie können nun mehrere Kalender nebeneinander darstellen. Falls Sie viele Termine für mehrere Personen planen, ist diese Funktion sehr sinnvoll. Sie können sich so viele eigene Ansichten mit Personen erstellen wie Sie wollen.

[edit] Layers

Layers sind ähnlich wie Ansichten, der Unterschied besteht darin, dass die beiden Benutzer nicht nebeneinander dargestellt werden, sondern in einem Kalender.

Sie finden die Layer-Option im Admin-Menü unter „Layers“.

Klicken Sie auf “Layer hinzufügen” um eine neue Person zum Kalender hinzuzufügen.

Unter “Quelle” können Sie aus einem Menü eine Person auswählen.

Als nächsten Schritt können Sie eine Farbe auswählen, in der die Einträge dargestellt werden sollen. Diese Funktion ist sehr praktisch, um sofort zu erkennen, von welcher Person dieser Eintrag ist. Klicken Sie auf „auswählen“ und suchen Sie sich eine Farbe aus (Die Farbe sollte im Kontrast zum Hintergrund Ihres Kalenders stehen)

Klicken Sie abschließend auf „Speichern“. Klicken Sie dann unten im Menü auf „Mein Kalender“.

Unter “Layer abschalten” können Sie den Layer auch wieder deaktivieren.

Sie können unter “Layer editieren” die getroffenen Einstellungen wieder verändern, bzw. unter „Layer löschen“ den ganzen Layer wieder komplett entfernen.

Um fortzufahren klicken Sie unten im Menü wieder auf „Mein Kalender“.

[edit] Beschreibung der anderen Menüeinträge:

[edit] Abmelden

Falls Sie einen Computer nutzen, zu dem mehrere Personen Zugang haben, sollten Sie sich nach jeder Sitzung abmelden, um den Zugriff anderer Personen auf Ihren Kalender zu verhindern.

[edit] Unbestätigte Termine

Um Ihre unbestätigten Termine anzuzeigen, klicken Sie unten im Menü auf “unbestätigte Termine”. Zusätzlich werden diese Einträge direkt unter dem Kalender angezeigt, solange sie nicht bestätigt werden.

Unbestätigte Termine sind Einträge von anderen Personen für Sie. Einträge die nicht von Ihnen erstellt wurden, werden solange nicht in Ihrem Kalender angezeigt, bis diese von Ihnen bestätigt werden.

Außerdem erhalten Sie ein e-Mail wenn Sie unbestätigte Termine haben.

Durch einen Mausklick auf “Sie haben X unbestätigte Termine” erscheinen die unbestätigten Termine.

Hier können Sie den Eintrag dann bestätigen und er wird in Ihren Kalender übernommen. Falls Sie den Termin ablehnen, erhält die betreffende Person automatisch eine Mitteilung.

[edit] Kalender anderer Benutzer

Mit dieser Funktion können Sie die Kalender anderer Benutzer ansehen.

Wählen Sie einfach im Menü eine Person aus und klicken Sie anschließend auf “Zeigen”. Wenn Sie den Kalender anderer Personen anzeigen wird der jeweilige Name oberhalb des Kalenders angezeigt.

Um zu Ihrem eigenen Kalender zurückzukehren klicken Sie auf „Mein Kalender“ unten im Menü.

[edit] Suche

Es öffnet sich ein Suchfenster, wo Begriffe eingegeben werden können und Sie anschließend relevante Einträge erhalten.

[edit] Import/Export

Sie können Ihren Kalender zu einem Palm Pilot oder iCal Format exportieren. (Import: Palm Desktop, VCalender und ICalender.

[edit] Eintrag hinzufügen

Die am meisten verwendete Funktion im WebKalender. Verwenden Sie diese Funktion um Einträge in Ihrem oder einem anderen Kalender hinzuzufügen.

Eine einfachere Methode neue Einträge zu erstellen ist es, auf eines der kleinen Plus-Symbole im Kalender zu klicken:

Einen Termin ohne Zeit erstellen Sie durch klicken auf ein „Plus“ oben neben den Tagen. Durch das Anklicken eines Plus-Symbols wird automatisch das richtige Datum und die richtige Uhrzeit eingetragen.

Das Fenster für neue Einträge öffnet sich: Der dunkelgrau hinterlegte Bereich ist jeweils der aktuelle, wie in diesem Fall z.B. „Details“.

• Kurzbeschreibung: Dieser Eintrag wird in Ihrem Kalender angezeigt. Die Beschreibung sollte kurz und verständlich sein, um sich auch später noch auszukennen.
• ausführliche Beschreibung: Diese Information wird durch öffnen des Kalendereintrags angezeigt.
• Priorität: Hier können Sie die Priorität des Eintrages festlegen. Je nachdem welche Priorität Sie festlegen, verändert sich auch die Darstellung (Schrift) der Einträge. Diese Einstellung ist optional und muss nicht verwendet werden.
• Ort: Hier können Sie einen Ort eintragen, an dem der Termin stattfindet.
• Erinnerung senden: Eine sehr nützliche Funktion des WebKalenders ist es, Erinnerungen zu senden. Dazu müssen Sie nur „Ja“ auswählen und bei Tag(e), Stunde(n) und Minute(n) die von Ihnen gewünschten Werte eintragen.
• Zugriff: Hier können Sie die Zugriffsrechte festlegen. Falls Sie einen persönlichen Termin eintragen möchten, wählen Sie „privat“ aus, ansonsten „öffentlich“.

Unter „Termin“ können Sie den Datums- bzw. Uhrzeitbereich festlegen:

• Datum: Das heutige Datum ist immer der Standardwert. Ein anderes Datum können sie entweder direkt in die jeweiligen Felder eintragen oder durch einen Klick auf „Auswählen“ aussuchen. Es öffnet sich ein Mini-Kalender. In diesem Kalender brauchen Sie nur den Tag des Termins durch einen Klick auf das Datum auswählen.
• Uhrzeit: Hier können Sie die Uhrzeit des Termins festlegen. In das erste Eingabefeld werden die Stunden und in das zweite die Minuten eingetragen.
• Dauer: Hier können Sie die Dauer des Termins festlegen. In das erste Eingabefeld werden die Stunden und in das zweite die Minuten eingetragen.

• Benutzer: Wenn Ihre Termine nur für Sie einsehbar sein sollen, müssen Sie diese Funktion nicht zu beachten.

Falls Sie zusätzlich andere Personen hinzufügen möchten, müssen Sie diese nur aus der Liste auswählen. Wichtig dabei ist dass Sie nicht vergessen sich selbst auch auszuwählen. Um mehrere Personen auszuwählen, drücken Sie die <Strg>-Taste und wählen Sie gleichzeitig durch einfaches anklicken die Personen aus.

Um eine ganze Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf „Hinzufügen“ (in diesem Beispiel „EDV“). Zusätzlich können wieder weitere Personen außerhalb dieser Gruppe durch <Strg> und anklicken der Personen ausgewählt werden. Mit „Ok“ bestätigen.

Unter der Registerkarte „Wiederholung“ können Sie festlegen ob ein Eintrag nach einer bestimmten Regel wiederholt werden soll.

Art der Wiederholung: Es stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• Keine – Für Termine, die nur ein einziges Mal anstehen
• Täglich – Für Termine, die sich täglich wiederholen (bis an ein bestimmtes Datum)
• Wöchentlich – Für Termine die einmal, oder mehrmals pro Woche - bis an ein bestimmtes Datum - sind.
• Monatlich (tagesorientiert) – Für Einträge die jedes Monat an einem bestimmten Tag auftreten (z.B. eine Besprechung am dritten Dienstag jedes Monats)
• Monatlich (datumsorientiert) – Für Einträge die jedes Monat an einem bestimmten Datum auftreten (z.B. ein Meeting am 14. jedes Monats)
• Jährlich – Für Termine die jedes Jahr am selben Tag sind (z.B. Feiertage usw.)
• Ende der wiederkehrenden Termine: Wichtig! Wenn sich Ihr Eintrag wiederholt, müssen Sie ein Enddatum eingeben. Sie können das Datum entweder eintippen oder über „Auswählen“ in einem Mini-Kalender den Tag auswählen.
• Tag der Wiederholung (für Wöchentlich): Bei wöchentlichen Terminen werden hier die Tage der Wiederholung ausgewählt. Wenn Sie z.B. einen Termin am Dienstag und Donnerstag haben, wählen Sie einfach diese beiden Tage aus.
• Häufigkeit: Hier können Sie festlegen, wie oft der Termin wiederholt wird.

Wenn Sie fertig sind klicken Sie unten auf „Speichern“, um Ihren Termin in den Kalender einzutragen!

Um fortzufahren klicken Sie auf “Mein Kalender” unten im Menü. Zusätzliche Hilfe erhalten Sie generell, in dem Sie auf das Fragezeichen klicken:

Dort finden Sie dann kurze Beschreibungen der einzelnen Funktionen: